Surf naar het volgende adres om u te verbinden met Presta Web:
Deze website is toegankelijk vanaf om het even welk apparaat dat met internet verbonden is.
Rechtsboven op uw scherm kunt u uw voorkeurstaal kiezen (Engels, Nederlands, Frans).
Let er op de taal te kiezen ALVORENS in te loggen want, eens verbonden, kunt u deze niet meer wijzigen. Als u zich van taal hebt vergist, log dan uit, verander de taal en log opnieuw in.
Klik rechtsboven op uw scherm op ‘Inloggen’. Er wordt een venster geopend waarin u wordt gevraagd uw gebruikersnaam en uw wachtwoord te vermelden. Vul deze gegevens in en klik op ‘Zich identificeren’. Als uw inloggegevens correct zijn, wordt u verbonden en doorverwezen naar uw persoonlijke pagina.
Bij de creatie van een gebruiker wordt een standaardwachtwoord toegekend. We vragen de gebruiker om dit bij zijn eerste verbinding te personaliseren.
Als de gebruiker deze aanpassing al heeft uitgevoerd maar zijn wachtwoord opnieuw wil wijzigen, kan hij naar de parameters van zijn gebruikersaccount gaan:
Als u uw wachtwoord niet meer kent, klik dan op ‘Wachtwoord vergeten?’. U komt op een scherm waar u gevraagd wordt een van de volgende gegevens te vermelden:
Als wat u invult correct is, wordt een e-mail naar het meegedeelde adres gestuurd (of naar het adres dat aan de ingevoerde gebruikersnaam gekoppeld is). In deze e-mail staat een link waarmee u uw wachtwoord kunt wijzigen. Opgelet: deze link is slechts 2 uur geldig. Als de geldigheidsduur van de link verstreken is, herbegin dan de verrichting.
Voor uw veiligheid verplichten we u een wachtwoord met een zekere complexiteit te kiezen. Er werd een indicator geïntegreerd zodat u wordt meegedeeld of de mate van complexiteit volstaat. Als dit het geval is, bevestig dan uw wachtwoord en rond de procedure af door te klikken op ‘Wachtwoord wijzigen’.
Voor de voorbereiding van de loonberekening van uw werknemers gebruiken we de module ‘Calendar’:
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
i
De kalenders van uw medewerkers worden automatisch gegenereerd op basis van hun werkrooster, de feestdagen of de afwezigheden die vooraf door uw Payroll Advisor werden ingevoerd. Uw rol bestaat erin de prestaties te bevestigen en zo nodig te wijzigen.
U kunt de gegevens in een maand- of weekoverzicht raadplegen.
Selecteer eerst de gewenste code in de keuzelijst aan de rechterkant. Als een bepaalde code niet in de lijst staat, vraag dan aan uw Payroll Advisor om deze toe te voegen.
Klik daarna:
U kunt de code ook rechtstreeks in de kalender invoeren als u hem vanbuiten kent.
De aangebrachte wijzigingen worden in het groen weergegeven.
Met het maandoverzicht kunt u twee prestaties voor dezelfde dag invoeren.
Klik op een duur of een prestatiecode om hem aan te passen.
Wanneer men op de tweede lijn klikt, wordt de duur automatisch ingevoerd op basis van de uurregeling, rekening houdend met de duur die op de eerste lijn werd ingevoerd.
Voorbeeld: 
Tapez 4 
Cliquez le la 2ième ligne 
Met het weekoverzicht kunt u meer dan twee prestaties voor dezelfde dag invoeren.
Als er in het maandoverzicht meer dan twee prestaties voor een dag zijn, wordt de totale duur van de prestaties weergegeven. In plaats van prestatiecodes staat er een sterretje (*). Klik op het sterretje om de dag in detail weer te geven.
OPGELET: Let er op dat het aantal uren van de dag gelijk blijft aan het theoretisch werkrooster. Als het totaal van elke dag moet worden gewijzigd, betekent dit dat het werkrooster van de werknemer veranderd is en moet u dit werkrooster in zijn signaletiek aanpassen.
Als u bijkomende informatie voor deze werknemer moet geven, gebruik dan de zone ‘Bericht voor uw Payroll Advisor'’. U kunt er een bericht invoeren dat aan uw Payroll Advisor wordt bezorgd.
Als u een bericht wil plaatsen op de loonbrief van een werknemer, om bijvoorbeeld een duiding te geven aan een uitzonderlijke berekening (verbetering, inhouding op loon, etc.) klik dan op “Bericht toevoegen aan de loonbrief”, geef uw bericht in en bewaar.
Wanneer u de loonvoorbereiding voor een werknemer beëindigd hebt, kunt u het vakje aanvinken. Er zal een ‘V’ verschijnen naast de naam van de werknemer. Dit icoon (niet te verwarren met het icoon dat de effectieve verzending van de gegevens bevestigt) dient enkel om u eraan te herinneren dat u de voorbereiding beëindigd hebt.
OPGELET: Vergeet nooit de wijzigingen op te slaan als u een kalender hebt ingevuld, anders worden de wijzigingen niet in aanmerking genomen.
TIP: Met de knop « Reset » kunt u alle aangebrachte wijzigingen in de kalender wissen en teruggaan naar de oorspronkelijke situatie.
Om het u gemakkelijk te maken, hebben we er bewust voor gekozen de lijst met prestatiecodes te beperken. Indien nodig kunt u uw Payroll Advisor vragen een code toe te voegen.
Momenteel is het nog niet voorzien vooraf een afwezigheid in te toekomst in te voeren. De kalenders zijn beperkt tot de actieve periode en de maanden die eraan voorafgaan. Uw Payroll Advisor kan deze invoer echter in uw plaats uitvoeren.
De voorbereide loongegevens worden in het zwart weergegeven. Klik op de waarde om ze aan te passen.
Wanneer u een loongegeven aanpast wordt deze in het blauw aangeduid.
Om een loongegeven toe te voegen, selecteer een code in de voorgestelde lijst en pas de waarde aan in de gepaste kolom. Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan. Om het u gemakkelijk te maken, hebben we de lijst met looncomponenten bewust beperkt. Indien nodig kunt u uw Payroll Advisor vragen andere codes toe te voegen.
Met deze knop kunt u alle aangebrachte wijzigingen wissen en teruggaan naar de oorspronkelijke toestand.
Dit icoon geeft aan dat u het loongegeven niet kunt wijzigen. Neem contact op met uw Payroll Advisor om het te kunnen wijzigen.
OPGELET: Vergeet nooit uw gegevens op te slaan als u gedaan hebt, anders worden de wijzigingen niet in aanmerking genomen.
Om het u gemakkelijk te maken, hebben we de lijst met looncomponenten bewust beperkt. Indien nodig kunt u uw Payroll Advisor vragen een code toe te voegen.
Via de module indiensttreding kunt u een nieuwe werknemer toevoegen aan een populatie.
Voor de invoer van een nieuwe werknemer klikt u op de knop ‘+’ die zich net onder de lijst van de werknemers in dienst bevindt. U krijgt toegang tot een dynamisch formulier dat u stap voor stap zal helpen de vereiste gegevens in te vullen.
De verplichte velden zijn met een sterretje aangeduid. Als u een veld overslaat of klikt op ‘Volgende stap’ zonder een verplicht veld te hebben ingevuld, wordt dit in het rood weergegeven en verschijnt een bericht om u te verwittigen. Zorg ervoor geen velden te vergeten zodat u uw gegevens op het einde van het parcours kunt verzenden.
Als de persoon die u wil invoeren al voor u heeft gewerkt sinds u bij Group S bent aangesloten, dan zijn diens gegevens al gekend en kunnen we deze ophalen. Hoe dit doen?
Door te klikken op de zoekfunctie kunt u het begin van zijn achternaam inbrengen en als het systeem een overeenstemming vindt, zal het u dit voorstellen. U kunt dan beslissen om de gegevens op te halen zodat u de fiche niet meer volledig moet invullen.
Raad: controleer de opgehaalde gegevens altijd want ze kunnen ondertussen gewijzigd zijn (wijziging van burgerlijke staat, adres, enz.).
Als het systeem ontdekt dat vermeld rijksregisternummer in het verleden al werd gebruikt door de onderneming zal het u ook voorstellen de gegevens van de werknemer over te nemen. U kunt dan beslissen om de gegevens al dan niet op te halen.
Kies een contractprofiel in functie van het werknemerstype (bediende, arbeider, student, enz.). Door deze selectie moeten bepaalde terugkerende gegevens zoals het paritair comité, het kencijfer RSZ van de werkgever, enz. niet worden ingevoerd. Kortom, met het profiel wint men tijd bij de invoer.
Een gedefinieerd veld in een profiel kan nadien niet meer worden veranderd.
Voorbeeld: als voor het profiel student bepaald is dat de benaming van het beroep = « student », dan kunt u dit gegeven niet aanpassen.
Deze profielen werden bij de opstart van het dossier aangemaakt op basis van de toestand die op dat ogenblik gekend is. Soms gebeurt het dat een nieuw profiel moet worden aangemaakt. Als dit het geval is of als de lijst met contractprofielen leeg is, aarzel dan niet contact op te nemen met uw Payroll Advisor.
De uurregeling is het theoretisch werkrooster dat de werknemer moet presteren in uw onderneming. Ze is bepaald in de arbeidsovereenkomst van uw medewerker.
Op het scherm hebt u 3 mogelijkheden:
Als u een werkrooster geselecteerd of aangemaakt hebt, wordt het in detail op het scherm weergegeven. U ziet er de uren per dag in detail (en de eventuele uren loopbaanonderbreking).
Dit scherm geeft bovendien 6 informaties.
Als de werknemer een maandelijkse bezoldiging heeft, hebt u de keuze om zijn loon in te voeren:
In functie van uw keuze wordt het andere veld automatisch ingevuld op basis van het werkrooster dat u aan uw werknemer hebt toegekend.
Voorbeeld: u neemt een werknemer in dienst voor 19u/week en kent hem voor deze prestaties een maandelijkse brutobezoldiging toe van 1500 EUR. Op het scherm voert u ofwel de voltijdse bezoldiging (3000 EUR) ofwel de geproratiseerde bezoldiging (1500 EUR) in. In beide gevallen zal het andere veld automatisch worden ingevuld.
OPGELET: Vergeet nooit het minimumloon in acht te nemen waarop uw werknemer aanspraak kan maken. Als u twijfelt over het bedrag dat u hem wil geven, neem dan contact op met uw Payroll Advisor.
In deze sectie kunt u beslissen een werknemer toe te wijzen aan een boekhoudkundig niveau of aan een administratieve afdeling. Dit biedt de mogelijkheid werknemers in te delen inpopulaties of een analytische boekhouding te voeren waarbij uw personeelskosten worden verdeeld over kostencentra.
Het kan gebeuren dat deze menu's u geen keuze voorstellen. Dit komt eenvoudigweg omdat deze nog niet werden bepaald voor uw onderneming. Het is niet verplicht deze velden in te vullen.
Als u hiervan gebruikt wenst te maken, neem dan contact op met uw Payroll Advisor.
Is de werknemer wel degelijk hernomen in minstens één populatie?
Presta Web is gebaseerd op een systeem van populatiebeheer. In functie van bepaalde criteria wordt de nieuwe werknemer in een populatie geplaatst. In zeldzame gevallen kan het gebeuren dat men een werknemer aanmaakt zonder dat hij de criteria van minstens één populatie vervult. Om die reden zal hij niet voorkomen in uw lijst met werknemers. Als dit het geval is, neem dan contact op met uw Payroll Advisor.
Begint het contract van de werknemer in de toekomst?
Als het contract van de werknemer bijvoorbeeld de volgende maand begint, zal hij pas zichtbaar zijn na berekening van de lonen van de betrokken periode. Als gevolg hiervan zal hij nog niet in uw lijst voorkomen.
Hebt u alle verplichte velden ingevuld?
De verplichte velden zijn met een sterretje aangeduid. Als u een veld overslaat of klikt op ‘Volgende stap’ zonder een verplicht veld te hebben ingevuld, wordt dit in het rood weergegeven en verschijnt een bericht om u te verwittigen.
Bovendien zal op het einde van het parcours, als u beslist de gegevens naar uw Payroll Advisor te sturen, een nieuwe controle nagaan of de verplichte velden wel degelijk zijn ingevuld. U kunt de gegevens niet versturen als er essentiële gegevens ontbreken.
Hebt u alle controles in acht genomen?
Overal waar mogelijk hebben we controles geïntegreerd die een correcte invoer van de gegevens waarborgen. Als een fout wordt ontdekt, verschijnt er een bericht om u te verwittigen. Let er dus op de toestand te verbeteren alvorens verder te gaan.
Voor het beheer van de gegevens van uw werknemers gebruiken we de module ‘Employees’:
U kunt er een werknemer selecteren en de nodige wijzigingen aanbrengen. Vergeet nooit uw wijzigingen op te slaan alvorens het scherm te verlaten of over te gaan naar een andere werknemer.
OPGELET: Als veiligheidsmaatregel kunnen bepaalde gegevens niet worden gewijzigd. Het betreft:
Als een aanpassing van de geblokkeerde velden gegrond en nodig is, neem dan contact op met uw Payroll Advisor zodat hij de wijziging kan uitvoeren.
Raad: als u een gegeven wijzigt dat een impact heeft op periodes waarvan de loonverwerking al gebeurd is (vb.: een wijziging van het loon), verwittig dan uw Payroll Advisor zodat hij de nodige correcties kan uitvoeren.
De uitwerkingsdatum geeft de datum aan waarop de aangebrachte wijzigingen in werking treden. Als u de bezoldiging vanaf de 15e van de maand wil wijzigen, moet u eerst de 15e van de maand vermelden in de uitwerkingsdatum, daarna de bezoldiging wijzigen en klikken op de knop " Versturen ". De wijziging van een bezoldiging in de loop van een maand heeft tot gevolg dat het oude en het nieuwe bedrag pro rata worden berekend.
Wanneer u acht dat de loonvoorbereiding van de maand beëindigd is, moet u uw gegevens enkel nog versturen. Daarmee geeft u de opdracht aan uw Payroll Advisor dat hij uw lonen kan verwerken.
Van zodra u de laatste werknemer verzonden hebt, of als u de volledige populatie in 1 keer verzonden hebt, dan ontvangt u een melding die de verzending bevestigt en die aangeeft dat de volgende periode (of een verbetering op de huidige) niet toegankelijk is totdat uw Payroll Advisor de payroll verwerkt heeft.
Neem contact op met uw Payroll Advisor om dit te verhelpen.
Als de gegevens naar uw Payroll Advisor werden verstuurd, is elke wijziging tijdelijk verboden. Op die manier kan uw Payroll Advisor met stabiele gegevens werken. Zodra de loonverwerking behandeld is, kunt u verbeteringen uitvoeren.
Als er nog verbeteringen moeten worden aangebracht vóór de definitieve loonverwerking, neemt dan contact op met uw Payroll Advisor.
Verbeteringen zijn toegestaan op elke maand die al door uw Payroll Advisor werd verwerkt en gelegen is na de start van het dossier in Presta Web.
Om een gegeven te verbeteren:
Als u klikt op ‘Opslaan’
Dit wil zeggen dat u de verbetering voor later bewaart (voor de volgende loonafsluiting bijvoorbeeld). Zoals in de actieve periode worden de wijzigingen opgeslagen maar nog niet naar uw Payroll Advisor verstuurd. Zolang de verbetering niet is verstuurd, wordt een blauw potloodje weergegeven naast de naam van de werknemer.
Voor het versturen van de verbeteringen kunt u in het menu 'Verzendingen' gaan zoals u dit doet voor de lonen van de lopende maand.
De opgeslagen maar nog niet verstuurde verbeteringen zijn hernomen in afzonderlijke gehelen. Ze zijn aangevinkt om zoveel mogelijk te vermijden dat ze worden vergeten.
Zodra de verbetering verstuurd is, verschijnt een 
naast de naam van de werknemer.
Als u klikt op ‘Naar Payroll Advisor versturen’
Dit wil zeggen dat u wenst dat de verbetering zo snel mogelijk wordt uitgevoerd. Uw Payroll Advisor wordt per mail ervan verwittigd dat een wijziging werd uitgevoerd en dat de periode moet worden verbeterd.
Het is dus om een kortere weg die vermijdt dat u moet opslaan om vervolgens in het menu 'Verzendingen' te gaan om de verbetering te versturen.
Raad: aarzel niet een mededeling toe te voegen alvorens de gegevens te versturen zodat uw Payroll Advisor weet waarover het gaat.
Door op het icoon 
te klikken kan u een nieuw uurrooster aanmaken. Er zal een pop-up openen waarin u onderstaande gegevens moet aanvullen:
Als alle informatie ingevuld is tenslotte drukt u op ‘Opslaan’
Door op het icoon 
te klikken opent u een pop-up waarin u een bestaand uurrooster kan opzoeken. Hiervoor kunnen meerdere criteria gebruikt worden:
Als u het gewenste uurrooster gevonden heeft, klikt u er op om het te selecteren.