Pour pouvoir vous connecter à Presta Web, rendez-vous à l’adresse suivante :
C’est un site web accessible à partir de n’importe quel périphérique connecté à Internet.
En haut à droite de votre écran, vous pouvez choisir votre langue de préférence (anglais, français, néerlandais).
Veillez à choisir la langue de votre choix AVANT de vous connecter car vous ne pourrez pas la changer une fois connecté. Si vous vous êtes trompé de langue, déconnectez-vous, changez de langue, et reconnectez –vous.
En haut à droite de l’écran, cliquez sur ‘Connexion’. Une fenêtre s’ouvrira et vous proposera de renseigner votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Renseignez-les et cliquez sur ‘S’identifier’. Si vos identifiants sont corrects, vous serez connecté.
Lors de la création d’un utilisateur, un mot de passe par défaut est attribué. Lors de sa première connexion, nous invitons l’utilisateur à le changer.
Si l’utilisateur a déjà effectué ce changement mais qu’il veut à nouveau changer de mot de passe, il peut se rendre sur les paramètres de son compte utilisateur :
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, cliquez sur ‘Mot de passe oublié ?’. Vous accèderez à un écran qui vous demandera de renseigner, au choix :
Si la donnée renseignée est correcte, un email sera envoyé à l’adresse email communiquée (ou liée au nom d’utilisateur que vous aurez encodé). Dans cet email se trouve un lien qui vous permettra de changer votre mot de passe. Attention, ce lien n’est valide que 2 heures. Si la validité du lien a expiré, recommencez l’opération.
En cliquant sur le lien, vous pourrez choisir votre nouveau mot de passe. Pour votre sécurité, nous vous obligeons à choisir un mot de passe muni d’un certain niveau de complexité. Un indicateur a été intégré afin de vous indiquer si le niveau de complexité requis est suffisant. Lorsque c’est le cas, confirmez votre mot de passe et finalisez l’opération en cliquant sur ‘Changer de mot de passe’.
Pour pouvoir préparer la paie des travailleurs, rendez-vous dans le module ‘Calendar’.
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Les calendriers des collaborateurs sont générés automatiquement sur base de leur horaire, des jours fériés du mois ou encore d’absences encodées à l’avance par votre Payroll Advisor. Votre rôle sera de confirmer les prestations, en ne modifiant que ce qui doit l’être.
Vous pouvez consulter les données en vue calendrier ou en vue détaillée.
Sélectionnez d’abord le code de votre choix dans la liste de droite. Si un code ne se trouve pas dans la liste, demandez à votre Payroll Advisor de vous l’ajouter.
Cliquez ensuite :Vous pouvez aussi encoder le code directement dans le calendrier si vous le connaissez par cœur.
Les modifications que vous aurez apportées seront affichées dans un cadre foncé.
La vue calendrier permet d’encoder deux prestations pour une même journée.
Cliquez sur une durée ou un code de prestation pour l’éditer.
Lorsque l’on tape sur la deuxième ligne, la durée est complétée automatiquement sur base du régime horaire, en tenant compte de la durée encodée sur la première ligne.
Exemple : 
Tapez 4 
Cliquez le la 2ième ligne 
La vue détaillée permet d’encoder plus de deux prestations pour une même journée.
Dans la vue calendrier, s’il y a plus de deux prestations pour une journée, la durée totale des prestations est affichée, une étoile (*) est affichée à la place des codes prestations – pour afficher le détail de la journée, cliquez sur l’étoile.
ATTENTION : Veillez à ce que le nombre d’heures de la journée reste équivalent à l’horaire théorique. Si le total de chaque journée doit être modifié, c’est que le travailleur a changé d’horaire et que vous devez adapter cet horaire dans son signalétique.
Si vous devez donner des informations complémentaires pour ce travailleur, employez la zone ‘Message à votre Payroll Advisor’. Vous pourrez y taper un message qui sera transmis à votre Payroll Advisor.
Si vous souhaitez inscrire un message sur le bulletin de paie du travailleur pour par exemple donner une explication en cas de traitement de paie exceptionnel (rectificatif, retenue sur salaire, etc.), cliquez sur « Ajouter un message sur le bulletin de paie », tapez votre message, et enregistrez.
Lorsque vous avez terminé de préparer la paie pour un travailleur, vous pouvez cocher la case "Prêt" . Un ‘V’ apparaîtra à côté du nom du travailleur. Cette icône (à ne pas confondre avec celle qui confirme l’envoi effectif des données) ne sert qu’à vous rappeler que vous avez terminé la préparation.
ATTENTION : N’oubliez jamais de sauvegarder les modifications lorsque vous avez terminé de compléter un calendrier, sans quoi les modifications ne seront pas prises en compte.
ASTUCE : Le bouton « Réinitialiser » permet d’annuler toutes les modifications apportées au calendrier et de revenir à la situation d’origine.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons volontairement limité la liste de codes de prestations qui est mise à votre disposition. Si nécessaire, vous pouvez demander à votre Payroll Advisor d’en ajouter un.
A l’heure actuelle, il n’est pas encore prévu de pouvoir encoder une absence à l’avance. Les calendriers sont limités à la période active et aux mois qui précédent. Votre Payroll Advisor peut par contre effectuer cet encodage à votre place.
Les données salariales préparées sont affichées en noir. Pour les modifier, remplacez la valeur à adapter.
Lorsque vous modifiez ou que vous ajoutez une donnée salariale, celle-ci est affichée en bleu.
Pour ajouter une donnée salariale, sur le code correspondant dans la liste des codes sur la droite 
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N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications. Pour vous faciliter la tâche, nous avons volontairement limité la liste des composants de salaire mise à votre disposition. Si nécessaire, vous pouvez demander à votre Payroll Advisor d’ ajouter d’autres codes.
Ce bouton permet d’annuler toutes les modifications apportées et de revenir à la situation préparée.
Cette icône indique que vous ne pouvez pas modifier la donnée salariale. Pour pouvoir modifier la donnée, contactez votre Payroll Advisor.
ATTENTION : N’oubliez jamais de sauvegarder les modifications lorsque vous avez terminé, sans quoi les modifications ne seront pas prises en compte.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons volontairement limité la liste des composants de salaire mise à votre disposition. Si nécessaire, vous pouvez demander à votre Payroll Advisor d’en ajouter un.
Le module d’entrée en service permet d’ajouter un travailleur à une population.
Pour encoder un nouveau travailleur, cliquez sur le bouton qui se trouve juste en-dessous de la liste des travailleurs en service. Vous accèderez à un formulaire dynamique qui, étape par étape, vous invitera à renseigner les données requises.
Les champs requis sont marqués d’une étoile. Si vous passez un champ ou si vous cliquez sur ‘Etape suivante’ sans avoir complété un champ requis, celui-ci deviendra rouge et un message s’affichera pour vous prévenir. Veillez à ne pas en oublier pour pouvoir enregistrer les données en fin de parcours.
Si la personne que vous souhaitez encoder a déjà travaillé pour vous depuis que vous êtes affilié au Group S, elle sera alors connue et nous pourrons récupérer ses données. Comment faire ?
En cliquant sur la fonction de recherche, vous pourrez insérer le début de son nom de famille et, si le système trouve une correspondance, il vous la proposera et vous pourrez décider de récupérer les données afin de ne plus devoir encoder la fiche dans son intégralité.
Conseil : vérifiez toujours les données récupérées car elles peuvent entre-temps avoir changé (changement d’état civil, d’adresse, etc.)
Si le système détecte que le numéro national renseigné a déjà été utilisé par le passé dans la société, il vous le signalera et vous proposera de récupérer les données du travailleur. Vous pouvez alors décider de récupérer les données ou non.
Choisissez un profil contrat en fonction du type de travailleur (employé, ouvrier, étudiant, etc.). Cette sélection permet surtout de ne pas devoir encoder certaines données répétitives, telles que la commission paritaire, l’indice ONSS de l’employeur, etc. En résumé, le profil permet de gagner du temps lors de l’encodage.
Un champ défini au sein d’un profil ne peut ensuite plus être modifié.
Exemple : si vous définissez, pour le profil étudiant, que le libellé de la profession = « étudiant », vous ne pourrez à aucun moment adapter cette donnée.
Ces profils ont été mis en place lors de la création du dossier, sur base de la situation connue à l’origine. Quelques fois, il arrive qu’il faille créer un nouveau profil. Si tel est le cas, ou si la liste de profils contrat est vide, n’hésitez pas à contacter votre Payroll Advisor.
Le régime horaire correspond à l’horaire théorique que le travailleur devra prester au sein de votre société. Il est défini au sein du contrat de travail du collaborateur.
A l’écran, vous avez 3 possibilités :
Lorsque vous avez sélectionné ou créé un horaire, le détail de celui-ci sera affiché à l’écran. Vous y verrez le détail des heures jour par jour (et le détail éventuel des heures d’interruption de carrière)
Cet écran propose, en plus, 6 informations.
Lorsque le travailleur a une rémunération mensuelle, vous avez le choix d’encoder sa rémunération :
En fonction de votre choix, l’autre champ se remplira automatiquement sur base de l’horaire de travail que vous aurez affecté à votre travailleur.
Exemple : vous engagez un travailleur pour 19h/sem et lui accordez, pour ces prestations, une rémunération mensuelle brute de 1500 EUR. A l’écran, vous encodez soit la rémunération à temps plein (3000 EUR), soit vous encodez la rémunération proratisée (1500 EUR). Dans un cas comme dans l’autre, le second champ sera complété.
ATTENTION : N’oubliez jamais de respecter le salaire minimum auquel pourrait prétendre votre travailleur. Si vous doutez du montant que vous comptez lui donner, prenez contact avec votre Payroll Advisor.
Dans cette section, vous pouvez décider d’affecter un travailleur à un niveau comptable ou à une division administrative. Cela permet de créer des populations ou encore de pouvoir faire de la comptabilité analytique où les coûts de votre personnel seraient répartis par centres de frais.
Il se peut que ces menus ne vous proposent aucun choix. C’est tout simplement parce qu’ils n’ont pas encore été définis au sein de votre société. Ce n’est pas obligatoire de remplir ces champs.
Si vous désirez en faire usage, prenez contact avec votre Payroll Advisor.
Le travailleur est-il bien repris dans au moins une population ?
Presta Web se base sur un système de gestion par population. En fonction de certains critères, le nouveau travailleur prend place au sein d’une population. Cela dit, en de rares occasions, il se peut que l’on crée un travailleur sans que celui-ci ne respecte les critères d’au moins une population. A cause de cela, il n’apparaîtra pas dans votre liste de travailleurs en service. Si tel est le cas, contactez votre Payroll Advisor.
Le contrat du travailleur commence-t-il dans le futur ?
Si le contrat débute par exemple le mois prochain, il ne sera visible qu’après le passage des salaires de la période en cours. Suite à cela, le travailleur apparaîtra dans votre liste.
Avez-vous complété tous les champs requis ?
Les champs requis sont marqués d’une étoile. Si vous passez un champ ou si vous cliquez sur ‘Etape suivante’ sans avoir complété un champ requis, celui-ci deviendra rouge et un message s’affichera pour vous prévenir
De plus, en fin de parcours, lorsque vous déciderez d’envoyer les données à votre Payroll Advisor, un nouveau contrôle vérifiera que les champs requis sont bien complétés. Vous ne pourrez pas envoyer les données s’il manque des données critiques.
Avez-vous respecté tous les contrôles de vérification ?
Partout où cela était possible, nous avons intégré des contrôles qui garantissent l’encodage correct des données. Si une erreur est détectée, un message s’affiche pour vous prévenir. Veillez donc à corriger la situation avant de continuer.
Pour pouvoir modifier les données d’un travailleur, rendez-vous dans le module ‘Employees’
Vous pourrez y sélectionner un travailleur et y modifier ce qui doit l’être. N’oubliez jamais de sauvegarder vos modifications avant de quitter l’écran ou de passer à un autre travailleur.
ATTENTION : Par mesure de sécurité, certaines données ne peuvent être modifiées. On y retrouve :
Si la modification est justifiée et nécessaire, prenez contact avec votre Payroll Advisor afin qu’il puisse effectuer la modification.
Conseil : si vous modifiez une donnée qui a un impact sur les paies déjà calculées (ex : une modification de salaire), prévenez votre Payroll Advisor afin qu’il puisse faire les corrections de paie nécessaires.
La date d’effet indique la date de début de prise d’effet des modifications faites dans la page.
Si vous voulez faire un changement de rémunération à partir du 15 du mois, vous devez d’abord indiquer le 15 du mois dans la date d’effet, ensuite modifier la rémunération et cliquer sur le bouton " Envoyer ". Un changement de rémunération en cours de mois aura pour effet de calculer un pro rata entre l’ancien montant et le nouveau montant.
Lorsque vous estimez avoir terminé la préparation de la paie du mois, il vous reste à envoyer vos données. Cela sert surtout à donner un signal vers votre Payroll Advisor pour le prévenir qu’il peut traiter les salaires.
Une fois que vous aurez envoyé le dernier travailleur de la liste -ou si vous avez envoyé tout le monde en même temps-, un message vous préviendra que tout a bien été envoyé et que la prochaine période (ou d’éventuelles correction sur la période actuelle) ne seront plus possibles tant que le Payroll Advisor n’aura pas traité les salaires..
Contactez votre Payroll Advisor pour qu’il puisse corriger cela.
Si les données ont été envoyées à votre Payroll Advisor, toute modification est momentanément interdite. Cela permet à votre Payroll Advisor de travailler sur des données stables. Vous pourrez effectuer des corrections une fois la paie définitivement traitée.
Si des corrections doivent encore être faites avant le passage définitif de la paie, prenez contact avec votre Payroll Advisor.
Les corrections sont permises sur n’importe quel mois déjà traité par votre Payroll Advisor et qui se situe après le démarrage du dossier en Presta Web.
Pour corriger un élément :
Si vous cliquez sur ‘Enregistrer’
Cela veut dire que vous gardez la correction pour plus tard (pour la prochaine clôture de paie par exemple). Comme dans la période active, les changements sont sauvés mais pas encore envoyés à votre Payroll Advisor. Tant que la correction n’est pas envoyée, un petit crayon bleu sera affiché à côté du nom du travailleur.
Pour envoyer les corrections, vous pouvez vous rendre dans le menu ‘Envois’, comme vous le faites pour les paies du mois courant.
Les corrections enregistrées mais non envoyées sont reprises dans des ensembles séparés. Elles sont cochées par défaut, pour éviter le plus possible de les oublier.
Dès que la correction est envoyée, l'icône 
apparaît à côté du travailleur.
Si vous cliquez sur ‘Envoyer au Payroll Advisor’
Cela veut dire que vous souhaitez que la correction se fasse dans les plus brefs délais. Votre Payroll Advisor sera prévenu par mail qu’une modification a été effectuée et qu’une correction de paie doit être réalisée. Il s’agit donc d’un raccourci, qui vous évite de devoir enregistrer et d’aller ensuite dans le menu ‘Envois’ pour faire un envoi direct de la correction.
Conseil : n’hésitez pas à inclure une communication avant d’envoyer les données, pour que votre Payroll Advisor sache de quoi il est question.
En cliquant sur l’icône 
, vous ouvrirez un écran qui vous permettra de créer un nouvel horaire. Plusieurs informations sont à renseigner :
Lorsque les différentes informations sont renseignées, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur ‘Enregistrer’.
En cliquant sur l’icône 
, vous ouvrirez un écran qui vous permettra de rechercher un horaire existant. Cette recherche multicritères peut se faire sur base :
Lorsque vous avez trouvé l’horaire que vous cherchiez, cliquez dessus pour le sélectionner.